FAQ

1). Quali sono le funzionalità principali di GECO?

GECO si occupa dei processi critici che caratterizzano i progetti e le commesse non ripetitive.

Project management

È il processo che permette la rappresentazione e il controllo dell'avanzamento delle diverse fasi, attività e compiti che concorrono al completamento di una specifica commessa o progetto.

GECO abilita la definizione del piano di progetto/commessa, ovvero la definizione della WBS e del GANTT ad essa associato con cui definire le principali attività di cui si compone il progetto/commessa e la loro tempificazione (quando possono iniziare e quando possono finire);

Pianificazione

È il processo per l’allocazione delle principali risorse (limitate) alle diverse commesse che, in parallelo, le richiedono.

GECO abilita la pianificazione manuale a capacità finita, permettendo all'utente di allocare ad ogni attività pianificata le risorse potenzialmente impiegabili. Il processo di pianificazione è svolto in ottica multi progetto/commessa, garantendo in questo modo la possibilità di eseguire una allocazione delle risorse coerente con il carico aziendale derivante da tutti i progetti/commesse attivi presenti a portfolio;

Contabilità di commessa

È il processo per quantificare e controllare le principali grandezze monetarie e fisiche atte a misurare, a preventivo e consuntivo il livello di raggiungimento degli obiettivi di tempo, costo e qualità connessi alla commesse.

GECO supporta tale processo abilitando il controllo preventivo, concomitante e consuntivo per ogni commessa/progetto. In ogni istante di tempo, è possibile confrontare lo stato delle commesse e dei progetti tra quanto pianificato e quanto realmente consuntivato dagli operatori, in modo da monitorare lo stato effettivo di avanzamento dei lavori.

I processi di cui sopra possono essere considerati critici in quanto non opportunamente supportati da applicativi software specifici, ma vi è un tentativo di gestione tramite fogli di lavoro difficili da modificare, consultare e aggiornare.

2). In che modo le risorse aziendali possono essere assegnate alle attività?

Le risorse sono organizzate per mansioni. Ad ogni risorsa possono essere associate più mansioni. È tramite le mansioni che è resa possibile l'allocazione delle risorse alle attività. Si indica quindi che per la tale attività sono richieste una o più mansioni e il sistema mostra le risorse di competenza.

3). Come viene descritto un progetto o una commessa?

Le commesse possono essere descritte da una WBS con il numero di livelli desiderati. Si possono quindi gestire WBS mono oppure multi livello (fasi, sotto-fasi, attività). Ogni WBS può essere modificata agevolmente ogni qualvolta si desideri, aggiungendo attività o fasi a ciascun livello della WBS originaria.

In particolare sono previste tre tipologie di elementi gestibili:

  1. Fase: periodo temporale nel quale si svolgono più fasi, oppure una o più attività
  2. Attività: si riferisce al lavoro vero e proprio, quindi ha un inizio, una fine, delle ore necessarie al completamento, delle persone (o macchine) che vi lavorano dedicandoci un determinato impegno temporale giornaliero
  3. Milestone: ovvero un traguardo rilevante del progetto o della commessa (es. arrivo di un materiale critico, arrivo della fornitura, …)

4). Come posso pianificare il progetto o la commessa?

La creazione della WBS è propedeutica alla generazione del GANTT dinamico e interattivo. All'interno del GANTT ogni utente può modificare la data di inizio e la data di fine delle attività, assegnare relazioni e vincoli tra le attività. Ad ogni attività si possono associare delle risorse uomo e macchina. Un riquadro sotto il GANTT riporta il carico delle risorse, che tiene conto del carico complessivo di ogni risorsa, che possono essere coinvolte su più commesse. Tutti i dati sono sempre aggiornati in real-time.

5). Come si possono confrontare due pianificazioni eseguite in istanti di tempo diversi di una stessa commessa? E in generale, come si esegue un confronto tra il preventivo e il consuntivo?

GECO supporta il salvataggio di un piano di progetto in diversi istanti temporali. Tramite questa funzionalità di Snapshot l’utente è abilitato a storicizzare il piano delle attività nei momenti salienti per il progetto (es. kick-off lavori, alla prima Milestone, alla modifica del piano per l’inserimento di attività non previste, …). Grazie a queste fotografie temporali, GECO permette la comparazione tra preventivo e consuntivo in due modalità:

  • Tabellare: infatti, è possibile confrontare i costi di due differenti viste del piano di progetto. Oltre al confronto dei costi tra due fotografie di un progetto, in ogni istante GECO compara il costo consuntivato rispetto a quello dell’ultima pianificazione attiva (consuntivo vs. preventivo)
  • Grafica: tramite questa modalità è possibile sovrapporre graficamente due fotografie del Gantt di un progetto, evidenziando in modo chiaro e immediato gli scostamenti temporali che sono occorsi nelle diverse ri-pianificazioni eseguite (funzionalità utile per creare una storia dei progetti ed imparare dalle pianificazioni passate)

6). Come avviene la consuntivazione delle risorse sulle attività di progetto/commessa?

L’operatore può consuntivare le attività svolte sulle quali l’operatore è pianificato (e non), ed è accessibile da risorse esterne attraverso un link. Con l’opzione inclusa Utenti Illimitati non si ha alcun limite e costo aggiuntivo per ulteriori utenti. Se sono impiegati altri sistemi per la raccolta delle ore, GECO può essere integrato con un connettore specifico da sviluppare.

7). Quale pianificazione si può eseguire con GECO?

GECO permette una programmazione manuale multi-progetto delle risorse (uomo e macchina) in funzione della capacità delle stesse: in particolare, GECO opera a capacità infinita, dando evidenza del carico delle risorse e delle loro eventuali sovra-allocazioni. Per le dinamiche peculiari delle realtà che operano su commessa/progetto (decisioni su dati qualitativi, incertezza nella definizione degli effort associati alle attività, ...), non esiste un algoritmo di schedulazione che allochi le risorse in funzione della capacità delle stesse, ma grazie ad una tavola di pianificazione grafica il pianificatore potrà disporre in modo facile e veloce dell’informazione associata al carico / alla disponibilità delle proprie risorse in modo da eseguire una pianificazione coerente con le attività già in essere nel laboratorio.

8). In che modo GECO calcola la capacità delle risorse?

Le risorse, comuni a più attività, vengono allocate in funzione della loro capacità: definendo un sistema di calendari aziendali (il livello di dettaglio è scelto dall’azienda, ovvero può essere gestito un unico calendario condiviso oppure un calendario per ogni risorsa/gruppo omogeno di risorse), GECO evidenzia sempre la disponibilità residua della risorsa in funzione delle sue allocazioni su TUTTI i progetti e le attività a portfolio

9). Quali sono i parametri di costo gestiti da GECO?

I costi diretti associati al progetto/alla commessa sono nativamente gestiti da GECO, infatti sono gestiti i costi delle risorse (uomo/macchina) che vengono allocate alle diverse attività pianificate. È quindi possibile visualizzare in ogni istante quale è il costo preventivo di ogni singola attività rispetto al costo consuntivato fino a quel momento, evidenziando la differenza. GECO permette di assegnare ad ogni attività (oppure all'intero progetto/commessa) dei costi afferenti ad altre categorie di costi, come per esempio l'acquisto di materiali specifici o la consulenza erogata da un professionista. Tali voci di costo, essendo solitamente gestite da altri sistemi e programmi (ERP) potranno essere eventualmente importati in GECO.

10). È possibile condividere con altre persone (non utenti del sistema) la pianificazione elaborata per un progetto/commessa)?

GECO prevede la possibilità di condividere, con utenti esterni all’applicativo, la pianificazione elaborata. Operativamente, questo è permesso tramite la generazione di un link a libero accesso che può essere aperto da qualsiasi PC.

11). Esistono limiti sulla durata delle attività pianificabili?

GECO non impone vincoli/limiti sulla durata dell'attività. Possono quindi essere gestite attività da 1 giornata, così come attività della durata di svariati mesi. Il sistema di pianificazione è volutamente flessibile e non definisce rigidità che possano vincolare il pianificatore.

12). Quali sono i dati di input richiesti per generare la creazione della WBS, la generazione del GANTT e la pianificazione delle attività?

I parametri richiesti in input derivano da anni di analisi sul campo presso aziende manifatturiere: sono stati identificati i dati con i quali garantire, a fronte di un impegno minimo di data entry, la visualizzazione del maggior numero di informazioni possibili. In particolare i dati gestiti sono:

  • Data inizio / data fine attività
  • Relazioni con altre attività (predecessori, successori)
  • Ore (o giorni) richieste per svolgere e completare l’attività
  • Numero di risorse che possono lavorare in parallelo sull’attività
  • l’impegno giornaliero delle risorse selezionate

13). Come si può tenere sotto controllo il carico delle risorse aziendali?

Si possono identificare tre modalità grazie a cui GECO evidenzia il carico e la disponibilità delle risorse aziendali, pensate a differenti scopi e utenti:

  • VISTA DI PIANIFICAZIONE: direttamente in un riquadro collegato al GANTT, GECO mostra cromaticamente la situazione delle risorse selezionate in funzione della disponibilità residua: risorsa libera, risorsa impegnata per un numero di ore sul progetto, risorsa impegnata per un numero di ore su altri progetti, risorsa eccessivamente impiegata, ...
  • VISTA DI VERIFICA OPERATORE: Per ogni risorsa (uomo e macchina) è possibile visualizzare, all’interno di un orizzonte di tempo parametrizzabile, la capacità complessiva della risorsa, le sue allocazioni (quante ore su quali attività) e le consuntivazioni registrate (ore lavorate effettivamente) per i diversi progetti presenti a portfolio. Questa vista permette, in funzione dei progetti / commesse aperte, di verificare eventuali colli di bottiglia e sovra/sotto allocazioni.
  • VISTA UTENTE OPERATIVO: Per ogni operatore e ogni macchina è disponibile la vista di sintesi delle attività sulle quali è allocato, con identificazione del carico associato. Questa vista è interrogabile sia da utenti di pianificazione, sia da operatori che devono solo visualizzare il proprio timesheet e consuntivare le ore svolte. In funzione del calendario aziendale associato alla risorsa, si evidenziano giorni di sovra-allocazione.

14). Quali sono i livelli di autorizzazione gestiti?

GECO gestisce nativamente 4 livelli di utenze con diversi privilegi di accesso alle informazioni del sistema e modifica:

  • Amministratore: non ha limitazioni in termini di modifica e visualizzazione, ed è abilitato alla creazione di nuovi utenti
  • Pianificatore: non ha limitazioni in termini di modifica e visualizzazione
  • Responsabile di progetto: non ha limiti di visualizzazione delle informazioni, ma può modificare attività di progetti di cui è stato dichiarato responsabile (dall’amministratore)
  • Operativo: utente che può visualizzare le attività sulle quali è stato allocato (timesheet personale) ed eseguirne la consuntivazione

15). Come si può conoscere meglio il prodotto?

Innanzitutto con i contributi digitali indicati di seguito, e poi con una demo dedicata presso la sua azienda.

  • Clip introduttiva di 4 minuti: guarda la clip
  • Webinar di circa 1 ora che illustra le proprietà principali di GECO: guarda il webinar
  • Contattaci per una demo dedicata attraverso il form dei contatti

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